אחד מ"זוללי הזמן" הגדולים ביותר בכל ארגון הוא רעיון הישיבות.ישיבות עבודה, ישיבות תאום, ישיבות להצגת תוכניות, ישיבות להצגת מידע, ישיבות עדכון, ישיבות לפני אירוע, ישיבות תחקיר, ישיבות תכנון, ישיבות ביצוע ועוד סוגים שונים ומשונים של ישיבות התופסות חלק נכבד מסדר היום של המנהלים והעובדים בארגונים גדולים ובעיקר בארגונים ציבוריים וממשלתיים ,"המצטיינים" בניהול ישיבות ארוכות שלא תמיד יעילות.
להלן כמה רעיונות לניהול יעיל יותר של ישיבות:
1.תיחום זמן הישיבה- חשוב לדעת מתי מתחילה הישיבה ומתי היא מסתיימת.חשוב יותר להקפיד על כך.זה מחייב את הנוכחים להגיע מוכנים לישיבה.
2.קביעת זמן לכל דובר- כל דובר בישיבה יודע מראש כמה זמן מוקצה לו.לכן הוא יתכנן מראש את הדברים שברצונו להשמיע.יידע לבחור בין העיקר לטפל.
3.סדר ישיבה- רצוי שלא לקבוע סדר ישיבה קבוע של משתתפי הישיבה.באם זהו סדר ישיבה קבוע נוצרת אינטראקציה קבועה בין היושבים הסמוכים זה לזה.הם יוצרים לעצמם מעין "עולם תוכן" ייחודי משלהם.
4.הורדת מכשירים מסיחים- ללא טלפונים סלולאריים, מחשבי כף יד וכד'.המצגות צריכות להיות פשוטות וברורות. המסר החשוב הוא המסר הנאמר ולא הנכתב.את הכתוב אפשר לשלוח בדואר אלקטרוני.רצוי להקשיב למציג.גם הוא לא יסתמך על הכתוב במצגת ויקריא אותה.הוא יציג את הרעיון שלו בעצמו.
5.כיבוד- ללא כיבוד.מקסימום מים קרים.הזמן המבוזבז על האכילה, בחירת האוכל בישיבה וההשתעשעות בו הוא רב ומיותר.
6.כסאות- מעץ , לא נוחים ולא כאלו שניתן להתרפק בתוכם.
7.תכנים- יופץ למשתתפים לפני הדיון , כולל המטרה המוגדרת "שלשמה התכנסנו".אין חריגה מתכנים אלו.חריגה מזערית מכך מביאה להסטה של מהות הדיון ל"מחוזות אחרים".
8.משתתפים- רק הנחוצים והחשובים. לא נוספים להם.
9.קביעת שעון השתתפות בישיבה- הנע מהסוף להתחלה.סגנון של "שעון חול" המדגיש את הזמן האוזל ועל חשיבות ניצול נכון שלו.
סיכום:- לוח זמנים ברור והחלטי, הגדרת מטרות הדיון,הכנה נאותה כולם מהווים כלים נכונים וטובים לניהול ישיבות.
חשוב מכך- צריך לבדוק את נחיצות הישיבה לפני הכול.
ד"ר אבי זלבה
ד"ר אבי זלבה, קרימינולוג ויועץ ארגוני
